Inleiding Projectmanagement

Een les gegeven door Peter van Teeseling waar ik heel erg benieuwd naar was. Ik merk namelijk in mijn dagelijks werk dat een project te initiëren bij klanten nog wel meevalt, maar dat het managen van projecten me nog niet echt goed afgaat.

Dit heeft denk ik 2 redenen:

1. in een kleiner bedrijf is het niet zo dat er naast je dagelijkse werk tijd vrij wordt gemaakt om een project te leiden, je moet het er bij doen. Een gecompliceerd project vraagt toch echt om aandacht en je dient hier dus tijd voor vrij te maken en gedurende de week tijd in je agenda te reserveren om hier mee bezig te zijn. Half werk of eventjes tussendoor doen, heb ik al gemerkt, gaat echt niet werken.
2. Vaak ben je bij een project tegelijk stuurgroep en projectleider. Tijdens deze les werden mijn ogen geopend: dit gaat niet samen zonder in conflict te komen met jezelf en je project! Een wijze les, welke ik ondertussen ook met mijn directie heb besproken. Momenteel zijn we dan ook bezig om te kijken hoe je een project in de toekomst beter kunt verdelen en welke mensen in onze organisatie hiervoor geschikt zouden kunnen zijn.

Ook heb ik aan Peter een projectplan gestuurd van een groot project waar ik nu mee bezig ben. Hij heeft dit gelezen en van nuttig commentaar voorzien. Ik hoop op korte termijn te horen of dit doorgaat en dan is een stukje gebak voor Peter wel op zijn plaats!!

Ik zie mijn functioneren in de toekomst ook meer verschuiven van het verkopen van opdrachten naar het opzetten van projecten waar we beide disciplines in ons bedrijf voor kunnen gebruiken (Verhagen Grafische Media + Verhagen Multimedia). Vanuit de directie krijg ik daar, gelukkig, ook alle medewerking voor. Vandaar ook deze cursus Crossmedia welke ik nog graag wil aanvullen met een Prince 2 certificering. Als voorafje heb ik hiervoor de Kleine Prince 2 gekocht, nu nog tijd om het te lezen!

Nu  heb ik eens gekeken naar een proces model van Prince 2, maar dit ziet er zo complex uit dat ik me waarschijnlijk zal moeten beperken tot de hoofdlijnen en me voornamelijk de manier van werken proberen eigen te maken.

Tijdens deze les hebben we o.a. gesproken over “open source”software.

Open Source software is gratis te downloaden en te gebruiken. Het is ontwikkeld vanuit een community met gebruikers. Deze gebruikers ontwikkelen de software samen tot een stabiel programma.

voorbeelden zijn:

Projectmanagement:

Kenmerken project:

• Tijdelijk (einddatum bekend, eenmalig)
• Uniek product of doel
• Vooraf bepaalde middelen

Projectmanagent betekend mijlpalen vaststellen (meetpunten) en bij veranderingen in het project een inschatting maken van eventuele consequenties in tijd, kosten of kwaliteit.

Projectorganisatie:

1.                  Stuurgroep (beslisser, eigenaar project)

2.                  Projectleider (bewaker)

3.                  Projectmedewerker (tijdelijk)

Ø      Let op: de taken van de verschillende groepen binnen een project dienen strikt gescheiden te zijn om communicatie te bevorderen en conflictsituaties te vermijden

Projectfases:

1.                  Opstartfase

            -         team benoemen

            -         voorstel schrijven

            -         aanpak bepalen

2.                  Initiatieffase

            -         Kwaliteit bepalen

            -         Beheersing bepalen ( voortgang bewaken)

            -         Businesscase bepalen (terugverdienmodel = legitimatie van een project)

3.                  Uitvoering

            -         Kick off

            -         Beschrijving

4.                  Afsluiting

            -         Opleveren project

            -         Trainen gebruikers/implemenatie

            -         Beheer/borging

Projectmanagement -> BEGIN MET HET EINDE IN GEDACHTEN !!

Communicatie is hierbij essentieel: begrijpen en begrepen worden!

(vooral letten op doorvragen en evalueren)

Hier een filmpje wat op een eenvoudige manier de aandachtspunten voor projectmanagement beschrijft:

Tools voor projectmanagement:

Microsoft Projects: